غالبًا ما يلجأ مديرو الشركة إلى إدارة النقد كممارسة واسعة النطاق قد تشبع الثقافة التشغيلية الشاملة للمؤسسة - وهي تغطي كل شريحة ووظيفة ووحدة أعمال وعملية وآلية. من الأمور المركزية في سياسات إدارة النقد إجراءات حول حسابات الصرف ، خاصة تلك المتعلقة بتدفقات الأموال الكبيرة والاستثمارات طويلة الأجل.
فريف
تستخدم الشركة حسابات الصرف للتحكم في الأموال التي تستأجرها من أجل نفقات متنوعة مثل الرواتب ، والتقاضي ، والغرامات التنظيمية ، وصيانة المعدات ، واللوازم المكتبية. أي حساب تعتمد عليه الشركة لرصد ما يأتي من - وماذا يأتي - أقبية الشركات مؤهلة كحساب تدفق خارجي. بالنظر إلى أهمية هذا الحساب ، فإن الكثير من التفكير الاستراتيجي يدخل في صياغة وتبني إجراءات الصرف. وبهذه الطريقة ، تعزز المساهمات المباشرة لرؤساء الأقسام ومديري العمليات من سلطة دليل سياسات الشركة وتحسن التدفق السردي الأساسي ، وهي معايير مهمة تساعد الموظفين على فهم كيفية صرف الأموال ، ومتى تفعل ذلك ، والذين يطلبون الموافقة من كيفية الإبلاغ عن التحويلات.
مراقبة النشاط التجاري
بالنسبة إلى النشاط التجاري ، يوفر دليل إجراءات الدفع المدروس جيدًا لرؤساء القطاعات الأدوات اللازمة لرصد النشاط التجاري ، وحساب أموال الشركة بدقة ومنع اختلاس الأصول - خاصة سرقة النقود. على سبيل المثال ، قد يعمل أمين الخزانة للشركة جنبًا إلى جنب مع موظفي قسم المحاسبة لوضع الأساس لإدارة النقد الفعالة ، وغرس في المرؤوسين أهمية أشياء مثل تتبع الشيكات ، ومراقبة حسابات الصرف والتقارير المالية الدورية. وتعتبر الممارسة الأخيرة ضرورية لمعرفة مقدار النقد الذي تم الحصول عليه من حسابات الصرف خلال فترة معينة ، مثل شهر واحد أو ربع.
تكلفة المخاطرة
في الاقتصادات الحديثة ، قد لا تسمح قيادة الشركة بالمزيد من الفسحة في كيفية إدارة الموظفين لحسابات الصرف ، خوفًا من أن يؤدي اتباع نهج عدم التقيد بالقوانين إلى إدارة النقد إلى تكبد أموال الأعمال في الطريق. ويرجع ذلك إلى أن كبار التنفيذيين يجب أن يديروا أموال الشركة بذكاء بحيث ينظر المستثمرون والمقرضون إلى المنظمة على أنها مخاطر ائتمانية أقل. بخلاف ذلك ، قد يرفع الدائنون تكلفة اقتراض الشركة ويحصلون على أسعار فائدة أعلى - وهو تطور معاكس للمشروع ، خاصة إذا كان يحتاج إلى أموال طازجة للتغلب على المنافسة ، وتوسيع المبيعات ، والقيام بكافة الأشياء التي يجب على الشركة القيام بها في الأعمال زمن.
الأدوات ومشاركة الموظفين
يعمل موظفو الحسابات الدائنة جنباً إلى جنب مع أمناء خزانة الشركات والمديرين الماليين لمراقبة مقدار الخروج من حسابات الصرف وتحديد السبب الذي من أجله يجب على المنظمة أن تتخلص من النقود. لأداء المهام بفعالية ، يستخدم هؤلاء المهنيين أدوات متنوعة مثل برامج إدارة النقد وبرامج التحليل المالي وبرامج تخطيط موارد المؤسسات وتطبيقات إدارة الحسابات المستحقة الدفع.
