صاحب العمل هو المسؤول عن الحفاظ على سجلات الموظفين الموظفين والاحتفاظ بها لفترات معينة. يحدد نوع سجل الموظفين الذي يتم الاحتفاظ به في الملف مقدار الوقت الذي يجب الاحتفاظ به. يجب تخزين جميع سجلات الموظفين في منطقة آمنة يسهل الوصول إليها.
سنة واحدة
هناك بعض سجلات الموظفين التي يجب الاحتفاظ بها لمدة عام على الأقل بعد مغادرة الموظف للشركة. وتشمل هذه جميع سجلات إجراءات التوظيف ، مثل الترقيات والتحويلات وإنهاء الخدمة وأي اختبارات سابقة للعمل وسجلات الشكاوى والإجراءات القانونية.
سنتان أو ثلاث سنوات
يجب تخزين أي سجلات متعلقة بالدفع ، مثل الأرباح وبطاقات الوقت والجداول الزمنية ومعدلات الأجور ، لمدة عامين بعد إنهاء الموظف. يجب الاحتفاظ بسجلات الرواتب الفعلية لمدة ثلاث سنوات بعد صرف الموظف. يجب حفظ جميع الأوراق المتعلقة بقانون الأسرة والإجازة الطبية في ملف لمدة ثلاث سنوات أيضًا.
خمس سنوات
ووفقًا لإدارة السلامة والصحة المهنية ، يجب الاحتفاظ بأية معلومات ، بما في ذلك ملخص التفاصيل المتعلقة بالإصابة المهنية أو المرض لمدة خمس سنوات. ومع ذلك ، يجب الاحتفاظ بأي فحوصات طبية مطلوبة بموجب القانون بسبب الإصابة أو المرض المهني لمدة 30 عامًا.
