غالبًا ما يكون من الملائم للتكلفة أن يطلب صاحب العمل من الموظفين قيادة سياراتهم الخاصة أثناء العمل بدلاً من الاستثمار في السيارات المملوكة للشركة. ومع ذلك ، هذا يفرض تكلفة على الموظف. تقوم المنظمات في كثير من الأحيان بدفع تعويضات الأميال لجذب العمال الجيدين والحفاظ عليها. توفر المبادئ التوجيهية التالية لمصلحة الإيرادات الداخلية لسداد تكاليف تشغيل المركبات على أساس المسافة المقطوعة لكل من صاحب العمل والموظف مزايا ضريبية كبيرة.
أساسيات تعويض الأميال
في كل عام ، تنشر مصلحة الضرائب الأمريكية معدلًا قياسيًا مُحدَّثًا لسداد الأميال القابلة للخصم من الضرائب. يعكس المعدل متوسط تكلفة تشغيل السيارات مثل السيارات والشاحنات الصغيرة والسيارات رباعية الدفع. على سبيل المثال ، المعدل القياسي لعام 2015 هو 57.5 سنتًا لكل ميل. يحدد IRS السعر على مستوى لا يغطي فقط البنزين ، ولكن تكاليف التشغيل العادية ، بما في ذلك التأمين والتراخيص والصيانة. يمكن لأرباب العمل تتبع نفقات السيارة الفعلية ولكن لا تفعل ذلك بشكل عام ، لأن استخدام السعر القياسي يجعل من تسجيل الدفاتر الإضافية غير ضروري. لا يشمل السعر القياسي بنودًا مثل وقوف السيارات أو رسوم الرسوم. يمكن لأصحاب العمل تسديد هذه التكاليف كنفقات تجارية ، ولكن يجب التعامل معها كبنود منفصلة.
المسموح به سفر الأعمال
يمكن لأصحاب العمل فقط سداد مدفوعات الأميال المعفاة من الضرائب للقيادة المتعلقة بالعمل. وهذا يعني أن الموظف قد لا يقوم بمهمات شخصية ولا يزال يطالب بالرحلة كمصروف تجاري. على سبيل المثال ، الرحلة للاجتماع مع العملاء قابلة للخصم ، ولكن القيام برحلة جانبية لجعل إيداع مصرفي شخصي ليس كذلك. بالإضافة إلى ذلك ، القيادة بين العمل والمنزل كل يوم ليس السفر غير قابل للخصم. في بعض الأحيان أرباب العمل الدفع المسبق الأميال ، وخاصة لرحلات العمل الطويلة. عندما يتم ذلك ، يجب على الموظف إرجاع أي مبلغ غير مستخدم.
تتبع رحلات العمل
متطلبات وثائق السداد الخاصة بالأميال IRS بسيطة عندما يتم استخدام المعدل القياسي. وذلك لأن المعدل القياسي يغطي جميع تكاليف التشغيل العادية ، لذلك لا يطلب من صاحب العمل تتبع التكاليف مثل الغاز والإصلاحات. يجب على الموظف تقديم سجل للسفر المتعلق بالعمل. وعادة ما يحتفظون بسجل للأميال ويجب أن يقدموه للسداد على أساس جدول منتظم. يجب أن يشتمل كل إدخال سجل على قراءات عداد المسافات الأولية والنهائية. يجب أن تقدم المشاركات أيضًا وصفًا موجزًا لغرض الرحلة ووجهتها.
السداد والضرائب
إذا كان صاحب العمل يدفع للموظف أكثر من المبلغ المسموح به ، فإن الزيادة هي تعويض خاضع للضريبة ويجب أن يذهب على W-2 للموظف. وإلا ، فإن تسديد الأميال هو مصروف تجاري قابل للخصم لصاحب العمل. لا يتحمل الموظف أي مسؤولية ضريبية عن السداد حتى المعدل القياسي ، ولا يتم الإبلاغ عن المبلغ كتعويض على W-2. عندما يختار أصحاب العمل دفع مبلغ أقل ، يمكن للموظفين شطب الفرق في عائداتهم الضريبية.
