يمكن أن يكون إنشاء الفواتير وإرسالها عملية مستهلكة للوقت. ومع ذلك ، فهي ليست عملية يجب تخطيها أو تجاهلها. تساعد الفاتورة المصممة بشكل صحيح في الحصول على أموال تجارية وتوفر الحماية القانونية للطرفين. إذا تم تدقيقك من قبل دائرة الإيرادات الداخلية ، فيمكن لنظام الفواتير إثبات الدخل الذي تم الإبلاغ عنه.
أساسيات الفاتورة
عندما يرغب بائع في الحصول على أموال مقابل سلع أو خدمات ، يرسل فاتورة. الفاتورة هي مستند يفصّل المكونات المالية لمعاملة تجارية. تتضمن الفاتورة الاسم ومعلومات الاتصال الخاصة بالمشتري والبائع ، ووصفًا للخدمات أو البضائع المقدمة ، وتكلفة كل عنصر والمبلغ الإجمالي المستحق. تتضمن الفواتير عادةً تاريخ استحقاق الدفع ورقم الفاتورة وطريقة الدفع المفضلة.
الحصول على دفع
تساعد الفواتير شركة في الحصول على دفعات كاملة والحصول على دفعات في الوقت المحدد. قد يكون من الصعب الحصول على أموال بدون فاتورة مناسبة. تطلب الشركات عادة استلام فاتورة مفصلة قبل صرف المدفوعات. يمكن أن تساعد شروط الدفع شركة على تحصيل المستحقات بسرعة. على سبيل المثال ، قد تقول الشركة أن الدفعة مستحقة عند الاستلام ، في غضون 30 يومًا من استلامها أو استلامها لمدة 60 يومًا. بما في ذلك سياسة الرسوم المتأخرة على الفاتورة - على سبيل المثال ، أن الدفعات المتأخرة تخضع لرسوم 20 دولار - يمكن أن تساعد أيضًا في ضمان الدفع الفوري.
تأسيس الحقوق القانونية
تقدم الفواتير دليلاً على تسليم المنتجات والخدمات وتأسيس حق الشركة في السداد. في حالة عدم دفع أحد العملاء ، يمكن للشركة استخدام العقود والفواتير لإثبات قانوني إلى المحكمة بأنها مستحقة الدفع. وبالمثل ، يمكن للشركة الاحتفاظ بنسخ من الفواتير والمبالغ المدفوعة للمقاولين والبائعين للتأكد من أنها أنجزت التزامها التعاقدي بالدفع.
أدلة التدقيق
حتى إذا كنت تفعل كل شيء بشكل صحيح ، فهناك دائمًا إمكانية أن تتم مراجعة نشاطك التجاري بواسطة مصلحة الضرائب الأمريكية. أثناء التدقيق ، تريد مصلحة الضرائب التأكد من أنك قد أبلغت عن كل الدخل الذي تلقيته خلال العام بشكل صحيح. إذا كان لديك نظام منظم من الفواتير المرقمة بالتسلسل ، فإن مصلحة الضرائب لها ثقة أكبر بأنك أبلغت عن الدخل بشكل كامل وصحيح. إذا كانت الفواتير غير منتظمة أو غير موجودة ، فإن عبء الإثبات يقع عليك لإثبات أنك لا تخفي أي دخل.
