تقوم العديد من الشركات بإصدار شيكات من قسم الحسابات المستحقة الدفع لديها للوفاء بالالتزامات المالية. وتشمل هذه الالتزامات المالية مدفوعات البائعين أو مدفوعات الفائدة إلى المقرضين أو الالتزامات الضريبية الحكومية. يتلقى قسم الحسابات المستحقة الدفع فاتورة أو طلب شيك ، والذي يستخدمه لدعم عملية الدفع التي يتم إجراؤها. تقدم الشيكات العديد من المزايا للشركات.
أسطوانة الورق
إحدى مزايا استخدام الشيكات تتضمن مسار الأوراق الذي تركه الشيك. ينشئ كل شيك مستندًا ورقيًا يشرح من الذي استلم الدفعة ، وما هو يوم السداد والمبلغ الدَوْراري للدفع. يمكن للشركة مراجعة عندما مسح الشيك البنك جنبا إلى جنب مع المعلومات المتعلقة بمن وقع الشيك. يتيح المسار الورقي الذي تم إنشاؤه بواسطة الشيك للشركة الحفاظ على حفظ سجلها. تستخدم بعض الشركات الشيكات المكررة ، مع الاحتفاظ بنسخة من الشيك لسجلاته الخاصة. يمكن للموظفين في هذه الشركات الرجوع إلى الشيكات السابقة عند ظهور الأسئلة.
الأمان
توفر عمليات التحقق من الورق ميزة الأمان الإضافي للمدفوعات المرسلة بالبريد. يمكن فقط للمستلم المسمى تقديم ورقة تحقق للدفع. إذا رفض المستلم استلام الشيك ، فيمكن للشركة الاتصال بالمصرف للتحقق من هوية الشيك. يمكن حل أي تناقضات مع البنك مباشرة. كما قد يفكر بعض أصحاب الأعمال الصغيرة في دفع أموال للموردين أو المقرضين. لا يوفر النقد أي دليل مكتوب على أنه تم السداد ويترك صاحب العمل مفتوحًا ليتم خصمه مرة أخرى مقابل المبلغ.
مراقبة
توفر عمليات التحقق من الورق للشركة القدرة على التحكم في الدفعات التي تتم. توجد العديد من إجراءات الرقابة في قسم الحسابات المستحقة الدفع لضمان كتابة الشيكات إلى المستلم المناسب للمبلغ الصحيح. قد يقوم أحد الموظفين بتفويض شيك يتم كتابته بعد مراجعة الوثائق الاحتياطية. يقوم موظف آخر بطباعة الشيكات بالفعل. مدير كبير يوقع الشيكات. هذا يوفر ثلاثة موظفين للمشاركة في عملية الدفع الشيك ، والتقليل من احتمال الأخطاء أو الاحتيال. الشركات أيضا استخدام الشيكات الرقمية. تسمح الشيكات المرقمة مسبقًا للشركة بتحديد الشيكات المفقودة على الفور واتخاذ الإجراءات اللازمة لمنع صرف هذه الشيكات.
تطفو
الميزة النهائية لاستخدام الشيكات تتضمن الطفو. يشير مصطلح Float إلى الوقت الذي يمر عندما تطبع الشركة الشيك إلى أن تترك الأموال الحساب المصرفي للشركة. في كثير من الحالات ، لا يوجد تعويم إلا ليوم واحد. ومع ذلك ، تحظى الشركة بفوائد لهذا اليوم الإضافي قبل تقديم الشيك للدفع.
