لتعزيز الشفافية في مسك الدفاتر للشركات ، تتبنى القيادة العليا سياسات ذات قدرات واسعة للكشف عن المعاملات الاحتيالية والرد على المخالفات المالية في الوقت المحدد. كما يعمل مدراء الشركة جنباً إلى جنب مع رؤساء الأقسام لغرس الأفراد الحاجة لرصد العناصر غير المتكررة ، مثل مصروفات التسوية والغرامات التنظيمية.
نفقات التسوية
قد تكون مصروفات التسوية مرتبطة بمعاملة عقارية أو رسوم يتكبدها النشاط التجاري كجزء من إجراءات قانونية. تشير تكاليف التسوية المتعلقة بالرهن العقاري إلى الأموال النقدية التي يدفعها المقترض لأشياء مثل مسح الأراضي وتقييم الممتلكات والأعمال القانونية والتأمين. تغطي رسوم التسوية القادمة من ترتيبات قانونية الأموال التي تقدمها الشركة للمحاسبين والمحامين والمستشارين والكيانات الأخرى التي تشارك بنشاط في تسوية العقد أو أمر الشراء. بالنسبة لشركة ما ، قد تشكل مراقبة نفقات التسوية تحديًا تشغيليًا ، نظرًا لأن هذه الرسوم غالبًا لا يمكن التنبؤ بها وتتعلق بأحداث لا يمكن أن تتنبأ بها الإدارة أو أن لديها مجالًا محدودًا للتغيير بمجرد ظهورها.
توقيت
بموجب القواعد المحاسبية ، تقوم الشركة بتسجيل مصاريف التسوية - وجميع رسوم التشغيل ، لهذه المسألة - عندما تتعرض لها. وبعبارة أخرى ، تقوم بإدراج مدخلات المصروفات عندما يكون مقدمو الخدمات قد استوفوا الجزء الخاص بهم من الاتفاقية التعاقدية. على سبيل المثال ، إذا أرادت إحدى الشركات شراء مبنى تجاري وأن المحامين انتهوا من إعداد جميع المستندات القانونية المتعلقة بهذه المعاملة ، فسوف تسجل الشركة الرسوم القانونية عندما تتلقى فواتير المحامين - وليس عندما تدفع لهم. لتسجيل تكلفة التسوية ، يقوم أحد أصحاب الحسابات في الشركة بخصم حساب مصروفات التسوية المقابل ويقوم باعتماد حساب البائع القابل للدفع.
معضلة تشغيلية
قد تنشأ معضلة تشغيلية إذا لم تستطع الشركة تحديد المبلغ الذي ستدفعه بالضبط لتسوية عقد أو أمر شراء. يحدث هذا الوضع بشكل عام في الإجراءات القانونية ، ويعمل مديرو تمويل الشركات مع المستشارين الداخليين لتقدير حجم الأموال التي يجب على الأعمال التجارية في نهاية المطاف القيام بها. لقد حان اللوائح المالية لإنقاذ المديرين من خلال تحديد مجموعة من القواعد لحساب حالات الطوارئ. يقوم المديرون الماليون بتسجيل تكاليف التسوية عندما يكونون محتملين ومعقولون بشكل معقول. إذا لم يكن الأمر كذلك ، يقوم المديرون بالإفصاح عن مدى وطبيعة الطوارئ المحتملة للتسوية في أسفل الميزانية العمومية للشركة. كما يخبرون المستثمرين ما إذا كانت خسائر التسوية محتملة أو ممكنة إلى حد معقول أو بعيدة.
إدارة المصفوفة
غالباً ما تستدعي مصاريف تسويات التسجيل نوع من المصفوفات من الترتيب الهرمي ، حيث يعمل الأفراد ذوو المهارات المختلفة وخطوط التقارير معًا لحساب تكاليف التشغيل بدقة وتسجيلها في الوقت المناسب. على سبيل المثال ، قد يعمل المحاسبون والمشرفون على الميزانية ومحامو الشركات بشكل تعاوني عندما تكون إحدى الشركات طرفًا في دعوى قضائية.
