يستغرق تنظيم الفوائد وقتًا طويلاً ، ولكنه إنجاز مُرضٍ للغاية عندما تكون الفائدة ناجحة. ولكن قبل التخطيط لأي شيء ، حدد نوع المنفعة التي ستنظمها. إذا كنت تجري مزادًا صامتًا ، فستحتاج إلى عمل فني تم التبرع به ؛ إذا كان حدثًا متعلقًا بالموسيقى ، يجب أن يتصل شخص ما بأحد الفنانين المحليين ذوي الرسم الأعلى ، والذين عادةً ما يقومون بحجز شهرين أو ثلاثة أشهر مسبقًا. كل خيار يثير قضايا لوجستية مختلفة.
التخطيط الأولي
تحديد عدد المتطوعين المطلوبين. تتضاعف الأرقام بشكل مضاعف إذا كنت تخطط لحفل عشاء مع وجبات ومشروبات متقنة ، والتي يجب أن يتم إعدادها وصيانتها وتكسيرها مرة أخرى.
اختيار مكان. ضع في الاعتبار العوامل التي تؤثر على الحضور - مثل القرب من وسائل النقل العام. قم بعمل قائمة مختصرة من ثلاثة أو أربعة اختيارات.
تحديد مقدار المال الذي سيتم جمعه وكيف سيتم الوصول إلى الهدف.
تفويض التفاصيل
احصل على التزامات من المكان المختار وأي من الممثلين المشاركين. كلما كان الحدث أكثر تعقيدًا ، كلما كنت بحاجة إلى التخطيط ؛ من شهرين إلى ستة أشهر هو القاعدة.
توظيف لجنة من الأصدقاء وزملاء العمل والمعارف التجارية للتعامل مع جوانب مختلفة من هذا الحدث. جدولة الاجتماعات الأسبوعية لتتبع التخطيط وتجنب أي مشاكل في آخر لحظة.
السعي وراء الرعاة للمساعدة في استيعاب التكاليف المرتبطة بالفائدة ، من جوائز الباب إلى الغذاء وأنظمة السلطة الفلسطينية. سيتبادل معظم الرعاة الخدمات في مقابل الحصول على عرض ترويجي.
حاول أن تحسم لجنتك ورعايتك ومكان إقامتك في غضون الشهرين الأولين من التنظيم. ابدأ بالبحث عن المتطوعين.
الحصول على كلمة خارج
اتصل بجهات الاتصال الصحفية حول عمل قصة مسبقة حول الفائدة. إذا لم تكن المساحة متاحة ، فاستعد لإرسال بيان صحفي بنصف الصفحة يحدد التفاصيل. تحقق من بث مباشر عن بعد من موقع الحدث مع محطة الراديو المحلية.
قم بإعداد مواد العرض المناسبة ، بما في ذلك النشرات الإعلانية والورق اليدوي والملصقات ، للمتطوعين لتمريرها أو وضعها. تأكد من أنهم يعرفون مكان النشرات والملصقات بشكل قانوني.
طرح موقع ويب للإجابة على الأسئلة حول الفائدة. تضمين الرعاة الرئيسيين ، مجموعة الأحداث والأنشطة ، وكيف تأتي عملية جمع التبرعات.
التفكير في النجاح
اجلس مع لجنتك بعد الحدث لمناقشة ما نجح ، أو لم تفعل. تابع من خلال الرعاة ، واحصل على ملاحظاتهم.
أرسل بطاقات أو رسالة موجزة لأشكر المتطوعين.
انشر التفاصيل الدقيقة على موقع الويب ، بما في ذلك مقدار الأموال التي تم جمعها ، وكيف حقق المستفيد نجاحًا ، وإذا كنت قد أنشأت حدثًا مستمرًا ، فستحتاج التفاصيل التي يحتاجها المتطوعون والرعاة المستقبليون إلى معرفتهم استعدادًا للعام القادم.
