بصفتك رب عمل ، فأنت مسؤول عن إرسال بيانات ضريبة W-2 إلى كل موظف في 31 يناير. حفظ نسخ W-2 الموجودة في الملف لعدة سنوات تحميك من المطالبات التي فشلت في إرسالها في الوقت المحدد وتعمل كدفاع في مراجعة.
متطلبات حفظ السجلات
يمكن لدائرة الإيرادات الداخلية مراجعة الإقرار الضريبي لمؤسسات الأعمال الصغيرة لمدة تصل إلى ثلاث سنوات بعد الإيداع ، وفقًا للموقع القانوني Nolo. تشجع مصلحة الضرائب الأمريكية مالكي الشركات على الاحتفاظ بجميع المستندات الضريبية ، بما في ذلك مستندات W-2 ، لمدة أربع سنوات على الأقل بعد الإيداع. تقدم نولو اقتراحا أكثر تحفظا من الاحتفاظ بسجلات لمدة لا تقل عن ست سنوات بعد الإيداع.
أسباب لعقد
بالإضافة إلى استخدام بيانات W-2 كوثائق في التدقيق ، فأنت تريد الاحتفاظ بها في حالة قيام الموظفين بادعاء أنهم لم يتلقوا نسخة. يتم توجيه الموظفين للاتصال بك إذا لم يتلقوا W-2 في غضون أسبوعين من الموعد النهائي 31 يناير. في هذه المرحلة ، قد تحتاج إلى إرسال نسخة أخرى. تحتاج أيضًا إلى الاحتفاظ بنسخ من إقرارات ضرائب نشاطك التجاري ، بما في ذلك عمليات الإرجاع التي أبلغت عنها عن دخل الموظف لمدة ست سنوات على الأقل.
