في أي صناعة خدمة ، يتعين على التاجر تقديم قائمة مفصلة ومتكاملة من الخدمات المقدمة في وقت اكتمال المهمة. يستفيد الأفراد ورجال الأعمال والمرأة من إيصال خدمة لحفظ سجلات الميزانية ، وفي بعض الحالات ، لأغراض ضريبية. يجب ألا يطلب العميل مطلقًا إيصالًا ، ويجب إعطاؤه تلقائيًا بعد تقديم الخدمات. يجب أن يظل الإيصال بسيطا قدر الإمكان مع نقل تكلفة المواد والعمالة المنجزة.
قم بكتابة مسودة تقريبية للأنشطة التي تم تنفيذها أثناء عملية تغيير الزيت ، بما في ذلك وصف موجز لكل جزء من الوظيفة ، والعدد الإجمالي لساعات العمل والإمدادات المستخدمة. إذا كان لديك موظفين يؤدون مهام الخدمة ، فقد تحتاج إلى التفكير في تزويدهم بقائمة مراجعة موحدة والتي يمكنهم وضع علامة عليها عند اكتمال كل مهمة.
نقل العمل ، والوقت في ساعات العمل ، وكمية الزيت المعبأ في زجاجات ومواد أخرى على صفحة جديدة في دفتر استلام الكربون. تتوفر هذه الكتب في متاجر الأدوات المكتبية والقرطاسية وكذلك عبر الإنترنت. إنشاء قسمين للإيصال: واحد لتكاليف اليد العاملة وساعة الإنسان ، وواحد لمصادر التجزئة المستخدمة أثناء تغيير الزيت. تحت قسم العمل ، زوِّد العميل بوصف موجز لكل خطوة تم اتخاذها أثناء تغيير الزيت ، ثم أدخل السعر الإجمالي في العمود المناسب لكل إدخال سطر. قائمة كمية ونوع الزيت المستخدم ، وعدد الزجاجات ، والفلاتر وغيرها من المواد المباعة ، ووضعها في قسم لوازم البيع بالتجزئة. أدخل السعر الإجمالي لجميع المستلزمات المستخدمة في العمود المناسب.
ضع اسم نشاطك التجاري وتاريخ تقديم الخدمات أعلى الإيصال ، بالإضافة إلى رقم هاتفك إذا كان العميل لديه أي أسئلة في المستقبل.
احسب وإجمالي كل بنود العمل الفردية والتجزئة ، ثم أضف أي ضريبة مبيعات ، إن وجدت. أضف مبلغ الضريبة إلى الإجمالي الفرعي ثم أدخل المبلغ الإجمالي ، بما في ذلك الضرائب ، في مربع "المبلغ المستحق الدفع" في الركن السفلي الأيسر من الإيصال.
قم بإنشاء ملاحظة قصيرة في أسفل الإيصال توضح طريقة الدفع المستخدمة من قبل العميل. إذا كان العميل يدفع عن طريق بطاقة الائتمان ، ببساطة اكتب "طريقة الدفع: بطاقة الائتمان" والأرقام الأربعة الأخيرة من رقم البطاقة إذا رغبت في ذلك. إذا استخدم العميل شيكًا ، فلاحظ "تحقق" وأرجع رقم الشيك.
تحذير
تمنع قوانين الائتمان الآن الشركات من وضع رقم بطاقة ائتمان العميل بالكامل على الإيصالات. لا تقدم سوى الأرقام الأربعة الأخيرة من رقم البطاقة ، بدلاً من الرقم بالكامل ، لمنع التداعيات القانونية.
