كيفية كتابة ملخص نشاط العمل

قد يبدو كتابة ملخص نشاط العمل مربكًا أو مضيعة للوقت ؛ ومع ذلك ، فإن إنشاء قالب لإرساله عبر البريد الإلكتروني إلى الموظفين واستخدامه من قبل أعضاء الفريق المختلفين هو طريقة لتبسيط العملية وجمع المعلومات ذات الصلة. لا ينبغي لفريق الإدارة أن يتوقع روايات طويلة ؛ بدلا من ذلك استخدام بيانات موجزة التي تبرز التحديات والفرص. استخدم المعلومات في اجتماعات الموظفين لتحديد الحلول للمشكلات والتحديات القائمة ، وجعل ملخص النشاط التجاري أداة إدارية مفيدة.

قم بتسمية المستند باسم الشركة ، وتاريخ تقرير نشاط العمل ، والعنوان البسيط. قسّم المستند إلى أقسام فرعية بعناوين: الأهداف ، النتائج ، الوصف ، الخطوات التالية ، التوصيات. اكتب الأهداف أو النتيجة المتوقعة للنشاط المستهدف ، ثم قم بتدوين الفترة الزمنية باستخدام هذا المثال: "الهدف: مواعيد تحديد مواعيد لجدول 5 لأسبوع 20 يونيو". اكتب النتيجة: "النتيجة: 3 مواعيد مجدولة".

اكتب وصفًا للعمل وأذكر الإنجاز: "بعد استدعاء 10 شركات على قائمة فورتشن 1000 و 50 عملية إقليمية و 35 شركة عضوًا في الرابطة التجارية ABC ، كان هناك 3 مواعيد مقررة خارج النطاق المستهدف 5."

وصف سبب تحقيق الهدف أو عدم الوفاء به وتقديم معلومات كمية ونوعية. اجعل الجمل موجزة ومركزة. استخدم العناوين الغامقة وجمل واحد أو جملتين أسفل كل عنوان لتقديم الحقائق أو القضايا. اكتب بإيجاز مقالة على BNET.com ، "هدفك هو تقديم المعلومات ذات الصلة التي تسمح لاتخاذ قرارات جيدة ، أو الخطوط العريضة للآثار المترتبة على القرارات التي تم بالفعل. "حجب الأفكار السلبية عن القضايا جانباً ، لا تقم بتحريرها ، ووضح الظروف بوضوح:" قال 50٪ من المستجيبين الذين أجابوا على المكالمة أنهم لم يعودوا في السوق لهذا النوع من المنتجات ".

استخدم القسم التالي للإشارة إلى الخطوات التالية التي ستتلقى من خلالها المستجيبين رسالة بريد إلكتروني أو رسالة متابعة أخرى: "من بين الأشخاص الذين أجابوا على اجتماع ورفضوه ، تم تحديد 17 شخصًا كمرشحين لتلقي رسالة إخبارية للمتابعة". بعد ذلك ، قم بتقديم التوصيات حسب الاقتضاء: "قم بتسويق المنتج كموفر مالي للإدارات بدلاً من توفير الوقت للمديرين التنفيذيين."

استخدم ملخص النشاط التجاري كطريقة لتتبع التقدم في أغراض التخطيط الاستراتيجي. اجعل العملية "بسيطة وسريعة التنفيذ ، وسهلة الفهم" كما ذكر الكاتب بيتر هينغستون في كتاب "بدء عملك".