كيفية توثيق أعمال تصليح السيارات

وتقدر وزارة العمل الأمريكية أن عدد السيارات على الطريق سيستمر في الزيادة خلال السنوات العشر القادمة ، مما يخلق طلبا على مهنيي تصليح السيارات والمرافق. سوف تستفيد شركات إصلاح السيارات من هذه الزيادة في حركة المرور ، ولكن زيادة اللوائح الفيدرالية والولائية على صناعة تصليح السيارات ستتطلب المزيد من الوثائق. تتطلب شركات إصلاح السيارات حاليًا إثباتًا موثقًا يشير إلى امتثالها لقوانين ترخيص الولاية ولوائح وكالة حماية البيئة الفيدرالية. بدون الوثائق التنظيمية المطلوبة ، تواجه شركات تصليح السيارات غرامات باهظة وشروط محتملة بالسجن.

العناصر التي ستحتاجها

منشور ضريبة الدخل الأمريكي (IRS) منشور 583
IRS Publication 15 - Circular E Employers Tax Guide
نموذج تقييم جهاز تنفس السلامة والصحة المهنية (OSHA)
OSHA ورقة بيانات سلامة المواد
OSHA 300 Log of Work-related Injuries and Illnesses
OSHA 300A ملخص الإصابات والأمراض المتعلقة بالعمل
OSHA 301 تقرير عن الإصابات والأمراض
خدمة الإيرادات الداخلية الأمريكية: المنشور 538 طرق المحاسبة الفترة

تنظيم نظام لحفظ الوثائق المطلوبة من مصلحة الضرائب وخزانات الولايات كدليل على الالتزام الضريبي التجاري. للالتزام بقوانين ضرائب الأعمال ، احتفظ بمستندات مثل إيصالات الدفع والفواتير وسجلات الودائع المصرفية وحجز الرواتب. تقدم مصلحة الضرائب الأمريكية IRS Publication 583 and Publication 15 - Circular E Employers Tax Guide لمساعدة الشركات مع الخصومات الضريبية و الضرائب المفروضة على الموظف. كما يقدم المشورة حول كيفية الحفاظ على هذه الملفات. تأكد من الاتصال بإدارة الإيرادات في ولايتك لتحديد الوثائق الضريبية المحلية المطلوبة.

استخدام IRS Publication 538 Periods طرق للمساعدة في تحديد نظام الفواتير المطلوبة عند تقديم جميع مستندات متجر الإصلاح المتعلقة بالعملاء بما في ذلك جميع تقديرات الإصلاح أو الفواتير أو بيانات الخدمة. سيحتاج مالكو الأنشطة التجارية إلى مراجعة جميع قوانين الإفصاح عن إصلاح السيارات في الولاية أو المقاطعة للحصول على مزيد من تقارير الامتثال. تختلف اللوائح حسب الولاية والمقاطعة ، ولكن معظم الولايات تتطلب من جميع شركات إصلاح السيارات الاحتفاظ بجميع ملفات المعاملات لفترة معينة.

الحصول على النماذج والحفاظ على الملفات للامتثال للوائح البيئية الاتحادية والخاصة بالولايات فيما يتعلق بسلامة الموظفين.تتطلب إدارة الصحة والسلامة المهنية ، أو OSHA ، خطة اتصالات وسلامة المخاطر لجميع المنتجات الخطرة التي تنتج النفايات. مطلوب نموذج تقييم التنفس OSHA إذا كان موظفي تصليح السيارات استخدام أجهزة التنفس لحماية. لدى OSHA أيضا نماذج محددة لحفظ السجلات: OSHA 300 سجل من الإصابات والأمراض المرتبطة بالعمل ، OSHA 300A ملخص للإصابات والأمراض المرتبطة بالعمل و OSHA 301 تقرير الحوادث والإصابة. يطلب من كل استمارة حفظ سجلات OSHA بموجب القانون تتبع الأمراض والإصابات وحوادث المواد الخطرة المرتبطة بالعمل والتي تشمل الموظفين. اتصل بوكالة وزارة العمل وحماية البيئة التابعة لولايتك لمعرفة متطلبات التقارير المحلية.

تقرير وتوثيق جميع تخزين النفايات الخطرة والتخلص منها في الموقع. يجب أن تقوم شركات إصلاح السيارات بتوثيق قوائم جردها الكيميائي وتوفير ورقة بيانات سلامة المواد OSHA لكل مادة كيميائية خطرة مستخدمة داخل المحل. تتطلب معظم الولايات من شركات إصلاح السيارات الاحتفاظ بسجلات حول قوائم الجرد الكيميائي ومعلومات التخلص من النفايات الكيميائية والفواتير المتعلقة بخدمات التخلص من النفايات الخطرة ومعلومات إعادة تدوير النفايات. تطلب بعض الدول ، مثل ولاية أوهايو ، من شركات إصلاح السيارات التسجيل للحصول على رقم تعريف النفايات الخطرة إذا كان التخلص من النفايات الخطرة يصل إلى مبلغ معين. ومع ذلك ، وبما أن لكل ولاية متطلبات مختلفة لتخزين النفايات الخطرة والتخلص منها ، فمن الضروري أن تقوم شركات إصلاح السيارات بالاتصال بقسم حماية البيئة في ولايتها للحصول على مزيد من المعلومات.