عمليا كل شخص في وقت ما أو آخر سيكون موضوعا للسجل المكتوب الذي يضعهم في ضوء سيء. قد يكون الأمر بسيطًا مثل سجل مناقشة غير رسمية لتأخرك. يمكن أن تكون مشورة رسمية في إجراء تأديبي قد يكلفك زيادة في الراتب أو حتى وظيفتك. في أسوأ الحالات ، يمكن أن يكون خطابًا ينهي وظيفتك. في كل حالة ، يجب عليك كتابة وإرسال خطاب نقض. تهدف هذه الرسالة إلى مساعدتك في حل نزاع من خلال توفير جانبك من القصة.
العناصر التي ستحتاجها
-
المواد المرجعية التي تتعلق بشكل خاص بحالتك
-
الرسالة الأصلية ضدك
تفكيك الرسالة ضدك عن طريق كسرها فقرة فقرة. إذا كانت الفقرات طويلة أو تحتوي على الكثير من التفاصيل ، فقم بتقسيمها إلى مستوى الجملة. هذا التفكيك يسمح لك بعرض الرسالة بطريقة عقلانية.
لكل عنصر من المعلومات السلبية ، بناء رد فعل يفسر ذلك. عندما تشرح هذه الأمور ، احرص على نطق الطعن بحيث يتم إلقائك في ضوء إيجابي. على سبيل المثال: "السيد سميث قد تأخر أربع مرات خلال دورة الإبلاغ" يمكن دحضها بفقرة تشرح كل حدث. يمكنك القول ، "خلال 100 يوم عمل من الفترة المشمولة بالتقرير ، كنت في الموعد المحدد 96٪ من الوقت. كان كل حادث بسبب ظروف خارجة عن إرادتي. تم إبلاغ المشرف على كل حادث في أسرع وقت ممكن." يفسر الطعن الخاص بك العجز ونلاحظ ارتفاع معدل الحضور بشكل كبير ، ويقلل من الشكوى. بالطبع ، لو تمت كتابة الرسالة بمزيد من التفاصيل ، سيكون ردك أكثر تفصيلاً ، كذلك.
بمجرد الحصول على جميع الحقائق والمراجع والمسودة الأولية المكتوبة ، سوف تقوم بتجميع رسالتك. الافتتاح هو أن تحترم شخصية السلطة التي ستراه. وسيقدم موجزًا موجزًا عن سبب كتابة الرسالة. ثم ستضيف في معلوماتك التي تدحض الرسالة الأصلية. أخيرا ، سوف تغلق باحترام.
قد يكون أحد الأمثلة على هذا النحو: "سيدي ، أنا أكتب لتقديم معلومات إضافية بخصوص الرسالة الواردة في ملفي في 1 يناير 2011 من قبل السيد المشرف بشأن تأخري. صرح السيد المشرف بأنني كنت متأخرا أربعة هذا صحيح ، لكن رسالته لم تذكر أبداً أنه في كل مرة كان يشرح لي به في ذلك الوقت ، وقد قبل كل تفسير على أنه سبب وجيه ، فمنذ فترة إعداد التقرير 100 يوم عمل ، لدي 96 بالمائة معدل الحضور الوقت. مع الاحترام ، السيد موظف ".
كما ترون من المثال ، ليست هناك حاجة لتكون طويلة للغاية ، وقحا أو حتى متخاذمة. بدلا من ذلك ، يمكنك الاحتفاظ بها قصيرة ، وتركز فقط على المعلومات السلبية في الرسالة الأصلية والشخصية مجانا. يمكن لطرف ثالث غير متحيز أن يقرأ الآن الخطابين ويستخلص استنتاجاته الخاصة.
نصائح
-
أرسل طعنك خلال 24 ساعة من تسليم الرسالة الأصلية إليك. عند كتابة رسالتك ، استشهد باللوائح ذات الصلة التي تدعم وضعك.
تحذير
لا تحصل على الشخصية. إذا قمت بمهاجمة شخصية - اسم الاتصال ، على سبيل المثال - من الكاتب الأصلي ، سوف تبدو غير المهني في حين تعزيز الكاتب الأصلي في عيون القراء. لا تضخيم الحقائق ؛ من السهل جدا التحقق منها. لا تجعل الطعن في المنبر الشخصي الخاص بك ، والعصا فقط على الحقائق. لا تكتب شيئًا لا يمكنك إثباته بشكل ملموس إذا طُلب منك ذلك.
