كيفية ترتيب مكالمة مؤتمر

تعتبر اتصالات المؤتمر مفيدة في ترتيب اجتماع مع مجموعة من الأشخاص في أماكن مختلفة والذين يحتاجون إلى اتخاذ القرارات. قد تحتاج مجموعة من المحامين للاجتماع وتقرير استراتيجية لقضية موكليهم ، أو قد تحاول مجموعة من البكالوريوس التخطيط لحفل زفاف. يمكن أن تساعد المكالمة الجماعية مجموعة من الأشخاص في اتخاذ القرارات في دقائق ، الأمر الذي قد يستغرق عدة أيام عبر البريد الإلكتروني وقد يكون من المستحيل فعله شخصيًا.

العناصر التي ستحتاجها

• هاتف

• برنامج جدولة الاجتماعات

حدد الأشخاص الذين تحتاج إلى دعوتهم إلى المكالمة الجماعية. ثم إعطاء الأولوية لأهمية حضور كل شخص. إذا كان هناك ثلاثة أو أربعة أشخاص يتصلون بك في مكالمتك الجماعية ، فقد لا تكون أولوية قائمة المدعوين مهمة. ولكن إذا كنت تدعو ستة أشخاص أو أكثر ، فمن الأرجح أن تكون هناك تعارضات في الجدولة. تأكد من أن صناع القرار المهمين سيكونون قادرين على الحضور.

الاتصال بالحضور المهم لتحديد تعارضات الجدولة. معرفة ما إذا كان هؤلاء الأشخاص سيخرجون من المدينة لفترة طويلة ، على متن طائرة وغير متاحين للاتصال بهم أو غير قادرين على الحضور. ترتيب وقت اجتماعك حول هذه الصراعات.

أرسل دعوة لجميع الحاضرين. استخدم البريد الإلكتروني أو برنامج Evite أو برنامج دعوة آخر. يمكن لـ Microsoft Outlook جدولة الاجتماع وإرسال الدعوات والسماح للمدعوين بالقبول أو الرفض. ستحصل بسرعة على فكرة عامة حول من يمكنه الحضور ومن لا يستطيع ذلك. قد يكون لدى المدعوين اقتراحات حول الأوقات التي تعمل بشكل أفضل لهم ، ويمكنهم أيضًا إرسال عناصر جدول أعمالك في ردودهم على طلب الاجتماع. راجع دعوتك استنادًا إلى التعليقات التي تتلقاها.

جدولة اجتماعك باستخدام خدمة استدعاء. هناك العديد من الشركات التي تتخصص في استضافة مكالمات المؤتمرات ، مثل تضمين FreeConference و InstantConference. إذا كانت شركتك تقوم في كثير من الأحيان بجدولة مكالمات جماعية ، فتأكد من أن شركتك لديها عقد مع خدمة استدعاء معينة.

أرسل الدعوة النهائية لجميع الحاضرين. أرسل الدعوة حتى للأشخاص الذين رفضوا طلب الاجتماع الأصلي ، في حالة توفرها لاحقًا. تأكد من تضمين جميع المعلومات ذات الصلة في الدعوة ، بما في ذلك تاريخ ووقت المكالمة ، ورمز البلد ورقم الهاتف الذي يجب أن يستخدمه المشاركون ، وكذلك أي رموز المشاركين الضرورية. قم أيضًا بتضمين رقم الاتصال الخاص بك بحيث يمكن للحاضرين الاتصال بك مباشرةً إذا كانوا يواجهون مشاكل في الاتصال.

نصائح

• إذا لم تكن قد استخدمت خدمة المؤتمرات الجماعية من قبل ، اسأل حول وضوح المكالمات وسهولة الاستخدام. هناك بعض الخدمات المجانية وبعضها يتقاضى رسومًا. مقارنة أسعار الخدمات المستندة إلى الرسوم وتحديد أفضل ما يناسب احتياجات شركتك.