ليس من غير المألوف بالنسبة لأصحاب الأعمال ومقدمي الخدمات أن يقلصوا من عدد العملاء. على سبيل المثال ، إذا كنت مصمم ويب والمشروع الذي تعمل عليه يستغرق وقتًا وجهدًا أكثر مما فكرت به ، فقد تحتاج إلى فرض رسوم أكثر. في هذه الحالة ، من المنطقي أن تصدر مذكرة الخصم أو مذكرة الخصم إلى العميل الخاص بك. تستخدم هذه الوثيقة على نطاق واسع في جميع الصناعات للفوترة المتزايدة والمعاملات المصرفية وأكثر من ذلك.
نصائح
-
مذكرة الخصم ، أو مذكرة الخصم ، هي نموذج يصدره البائعون لإشعار العملاء بأنه لم يتم تحرير فاتورة أو شحنهم بما فيه الكفاية. لديه دور لإدارة الرصيد المستحق على فاتورة معينة وتصحيح أخطاء الفوترة.
ما هي مذكرة الخصم؟
لنفترض أنك تمتلك وكالة تسويق رقمية ، وأن أحد عملائك يطلب خدمات إضافية بعد تقديم الطلب.يمكنك إما إصدار مذكرة خصم أو فاتورة جديدة تغطي هذه الخدمات. إذا اخترت الخيار الأول ، فمن الضروري تسجيل مذكرة الخصم في القائمة الشهرية للحسابات المعلقة المستحقة القبض.
تقوم البنوك بإصدار مذكرات الخصم لإشعار العملاء بتكاليف مدفوعات القروض والفوائد ورسوم الشيكات المرتجعة ورسوم الخصم والائتمان الخاصة بـ DDA وما إلى ذلك. يمكن استخدام هذه الوثيقة أيضًا لتحصيل عمولة أو تعويض رصيد دائن متبقي في حساب العميل. اعتبره فاتورة غير رسمية.
المدين مقابل المذكرات الدائنة
بصفتك مالكًا لنشاط تجاري ، من المهم أن تفهم الفرق بين المذكرات الدائنة والمدينة. يستخدم هذا الأخير لتقليل المبلغ الذي يدين به المشتري للبائع. يسجل المشترون هذا التخفيض في رصيد حساباتهم الدائنة ، بينما يقوم البائعون بتسجيلها في رصيد حساباتهم المدينة.
بشكل عام ، تصدر الشركات مذكرة دائنة عندما تكون الرسوم المفروضة على العميل مرتفعة للغاية. على سبيل المثال ، قد يصدر مصنع فاتورة بقيمة 2000 دولارًا مقابل 200 وحدة من السلع ، حيث تبلغ كل وحدة 10 دولارات. يعلم المشتري المصنع أن خمس وحدات معيبة. في هذه الحالة ، قد يصدر المصنع مذكرة ائتمان قدرها 50 دولارًا وتسجل المعاملة في حساباته المدينة.
يمكن رد المبلغ المحدد في مذكرة الائتمان للمشتري أو تطبيقه على عملية شراء. تمامًا مثل مذكرة الخصم ، تكون هذه الوثيقة عادة لفاتورة سابقة. لكلتا الوثيقتين دور لتصحيح أخطاء الفوترة وأخطاء الفاتورة.
إنشاء مذكرة الخصم
من السهل نسبيًا إنشاء مذكرة الخصم. أولاً ، حدد مقدار المال الذي يدين به العميل. بعد ذلك ، اختر تنسيقًا ، مثل قسيمة دفع أو خطاب مكتوب. تضمين المعلومات التالية في ملاحظة الخصم:
- اسم العميل ومعلومات العمل
- اسم عملك وبيانات الاتصال الخاصة بك
- رقم تسجيل الضريبة لشركتك
- الرقم المرجعي للعميل (اختياري)
- رقم الفاتورة والتاريخ
- وصف موجز للسلع أو الخدمات المشتراة
- المبلغ المستحق على المشتري
- شروط الدفع ، بما في ذلك أي رسوم تأخير قد تنطبق
اذكر سبب إصدار مذكرة الخصم. صف ما هو مستحق ولماذا. استخدم نغمة احترافية. إذا كانت ملاحظة الخصم مرتبطة بفاتورة سابقة ، فقم بتضمين رقمها في ملاحظتك. اعتمادًا على تفضيلاتك ، يمكنك استخدام برنامج جداول البيانات أو معالج النصوص أو برنامج إعداد الفواتير أو قوالب ملاحظة الخصم. توفر العديد من المواقع ، مثل Smartsheet و Template.net و Biztree ، قوالب مجانية يمكن تخصيصها وفقًا لاحتياجاتك. كل ما عليك القيام به هو ملء النموذج وتنزيله وطباعته.
عند الانتهاء ، أرسل مذكرة الخصم إلى عملائك. إذا لم يدفعوا في الوقت المحدد ، فعليك إنشاء إشعار خصم آخر وإرساله. فكر في استخدام برنامج مثل QuickBooks للاحتفاظ بسجلات دقيقة لمذكرات الخصم والائتمان الخاصة بك ، والفواتير والمستندات المالية الأخرى.
